Bugetul proiectului reprezinta proiectia financiara a activitatilor acelui proiect. Acesta se detaliaza pe capitole de cheltuieli, in functie de activitatile descrise in proiect si de cerintele finantatorului. Orice buget presupune o buna cunoastere a proiectului, in detaliul activitatilor, astfel incat realizarea lui sa fie cat mai realista si mai exacta, pentru a fi eliminate situatiile de supra-bugetare sau sub-bugetare.
Pasi de parcurs in elaborarea si urmarirea bugetului:
- Stabilirea concreta a activitatilor proiectului
- Evaluarea financiara a fiecarei activitati
- Estimarea cheltuielilor cu personalul implicat in proiect
- Estimarea cheltuielilor administrative aferente derularii proiectului
- Stabilirea pe activitati a surselor proprii de finantare
- Respectarea formatului de buget impus de catre Finantator
- Aprobarea bugetului (proiectului)
- Realizarea cash flow-ului periodic al bugetului
- Ajustarea bugetului (notificarea economiilor realizate si realocarea lor daca este necesar).
Recomandari privind intocmirea bugetului:
- Intocmirea bugetului trebuie facuta numai dupa ce a fost planificat proiectul în cele mai mici detalii. Mai mult de atat, acesta trebuie intocmit impreuna cu persoana care a scris cererea de finantare si cu persoana care este propusa sa ocupe functia de coordonator de proiect, in cazul in care acestea doua nu sunt una si aceeasi persoana. De asemenea, responsabilul financiar al Organizatiei trebuie sa faca parte din echipa care intocmeste bugetul deoarece, costurile legate de personal si de administrative, nu pot fi estimate corect pe surse de finantare neavand imaginea de ansamblu a organizatiei;
- Bugetul trebuie sa fie cursiv, sa surprinda intocmai activitatile proiectului si sa fie usor de urmarit; fiecare activitate sa aiba o reflectie in buget;
- Un buget al resurselor umane bine echilibrat nu depaseste 1/3 din valoarea totala a bugetului. De asemenea, resursele umane se bugeteaza proportional cu activitatile pe care le are de dus la indeplinire fiecare membru al echipei de proiect. In general, coordonatorul de proiect este bugetat 100%, ceilalti membri ai echipei putand fi bugetati de la 20% pana la 80% pe toata durata proiectului sau doar cateva luni, in functie de activitatile in care acestia sunt implicate;
- Nu uitati cheltuielile administrative care este recomandat sa fie stabilite tinundu-se seama de spatiul necesar derularii activitatilor, numarul de persoane implicat in proiect, precum si ponderea bugetului proiectului in bugetul total al Organizatiei;
- Cheltuieli aferente costurilor de telecomunicatii (posta), comisioane bancare, transport local (abonamente si bilete) sunt cheltuieli de multe ori uitate de la bugetare;
- Nu uitaţi, de asemenea, sa bugetati cheltuieli pentru activităţile manageriale – care nu sunt direct legate de obiective, dar sunt necesare pentru buna desfasurare a proiectului (monitorizarea, activitati de promovare, auditul financiar, etc);
- Inainte de a distribui cheltuielile pe categorii de buget, verificati cu atenţie cerinţele finantatorului ca să stiti exact la ce linie de buget sa incadrati fiecare cheltuiala, deoarece sunt nenumarate formulare de buget care contin note de subsol cu detalii despre tipul de cheltuiala ce poate fi decontat la linia respectiva de buget.
Intocmirea bugetului
Fiecare finanţator are propriul format în care va cere sa prezentati bugetul proiectului şi propria lista de categorii de cheltuieli. In tabelul de mai jos, prezentam cele mai des intalnite capitole de buget si tipurile de cheltuieli aferente. Ce trebuie sa avem in vedere la fiecare linie in momentul bugetarii:
Capitol de buget – Tipuri de cheltuieli – Recomandări
- Personal
- salarii angajaţi permanenti in proiect
- salarii colaboratori
- taxe consultanta
- impozitele şi taxele aferente
Nu omiteti impozitele si taxele aferente salariilor personalului permanent si pe cele ale colaboratorilor. Verificati ce tip de contract agreaza Finantatorul pentru a sti cum bugetati (contract de munca, conventie civila, contract de prestari servicii cu PFA/PJ)
- Cheltuieli cu sediul
- chirie
- utilităţi
- comunicatii (telefon/fax, internet)
- intretinere echipamente
- piese de schimb daca este cazul (pentru copiatoare, autoturisme etc)
Cheltuielile cu sediul se calculeaza in general, proportional cu marimea proiectului comparativ cu intreaga activitate a organizatiei. Un procent des utilizat este cel de 20% din totalul cheltuielilor administrative (chirie, utilitati, energie electrica etc).
- Cheltuieli de deplasare
- transport local
- transport intre localitati
- transport pe activitati
- diurnă legala
- costuri cazare si masa
Costurile de transport cu autoturismul se deconteaza in limita a 7,5 L/100 km si e recomandat sa fie avut in vedere acest barem la momentul bugetarii. In ce priveste costurile de diurna, masa si cazare trebuie stabilit dinainte daca organizatia acorda peste cheltuielile de cazare si masa si diurna legala. De retinut ca diurna legala nu poate fi acordata decat in cazul persoanelor angajate cu contract de munca si cu norma intreaga si ca aceasta se calculeaza multiplu de 24 de ore in prima zi si multiplu de 12 ore in ultima zi de deplasare in cazul unei deplasari mai lungi de o zi, iar in cazul unei zile de deplasare se calculeaza la 12 ore.
- Echipament
- Calculatoare, imprimante, copiatoare, fax-uri, etc.
- software, accesorii scumpe etc.
Justificarea achizitionarii echipamentelor este data de frecventa folosirii lor in implementarea proiectului.
- Consumabile
- hartie de copiator
- tonner
- mape, dosare, pixuri, etc.
In ce priveste consumabilele in general, pe langa activitatea curenta a proiectului, trebuie contabilizate si acele consumabile necesare derularii unor activitati care presupun materiale suplimentare. Ex.: seminarii, mese rotunde, conferinte de presa etc.
- Publicatii
- layout
- tehnoredactare
- tiparire
Publicatiile sunt importante pentru promovarea rezultatelor proiectului.
- Altele
- comisioane bancare
- cheltuieli postale
- intretinere/constructie web-site
- costuri de management organizational.
Web site-ul este un element cheie intr-un buget, atunci cand ne referim la vizibilitatea proiectului.
Concluzii:
- bugetele se intocmesc dupa ce se cunoasc toate activitatile proiectului
- bugetele se intocmesc dupa ce se evalueaza financiar activitatile proiectului
- bugetele sunt oglinda financiara a proiectelor
- bugetele trebuie sa respecte formatul standard al finantatorului
- bugetele cuprind contributia finantatorului si a aplicanului deopotriva
- bugetele daca sunt intocmite realist, nu au nevoie de ajustari pe parcursul derularii proiectului
- bugetele daca sunt intocmite realist, nu au nevoie de ajustari pe parcursul derularii proiectului